für die Nutzung des KI-Telefonassistenzsystems „SpeaklogIQ“
SpeaklogIQ UG (haftungsbeschränkt)
Ursulagartenstraße 11–15
50668 Köln
Stand: 18.01.2026
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der SpeaklogIQ UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend „SpeaklogIQ“) und Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, insbesondere Arztpraxen, medizinischen Einrichtungen, Medizinischen Versorgungszentren (MVZ), Kliniken sowie sonstigen Gesundheitsdienstleistern (nachfolgend „Kunde“).
(2) Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, SpeaklogIQ hat ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt. Die widerspruchslose Leistungserbringung stellt keine Zustimmung dar.
(1) SpeaklogIQ stellt dem Kunden ein cloudbasiertes, KI-gestütztes Telefonassistenzsystem zur Verfügung, das eingehende Telefonanrufe entgegennimmt, verarbeitet, verschriftlicht, strukturiert und zu organisatorischen Zwecken an den Kunden weiterleitet.
(2) Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:
Entgegennahme eingehender Telefonanrufe
KI-gestützte Sprach-zu-Text-Verarbeitung
Strukturierung und Klassifizierung organisatorischer Anliegen
Weiterleitung der erfassten Anliegen über vereinbarte Kommunikationskanäle (z. B. E-Mail, Weboberfläche)
Bereitstellung einer sicheren Server- und Softwareinfrastruktur
Konfigurierbare Gesprächs- und Dialogflows
Nutzung eines standardisierten, ausdrücklich medizinfreien Dialogmodells
Bereitstellung technischer Funktionen gemäß individueller Leistungsbeschreibung
(3) Kein medizinischer Leistungsinhalt:
SpeaklogIQ erbringt ausdrücklich keine medizinischen Leistungen. Das System erteilt keine medizinischen Auskünfte, stellt keine Diagnosen, führt keine medizinische Triage durch, gibt keine Therapie- oder Behandlungsempfehlungen ab und ersetzt weder ärztliche noch medizinische Entscheidungen.
(4) Die konkrete Ausgestaltung der Leistungen ergibt sich aus der jeweiligen individuellen Leistungs- oder Auftragsvereinbarung, die Bestandteil des Vertrages wird. Im Falle von Widersprüchen hat die individuelle Leistungsvereinbarung Vorrang vor diesen AGB.
(1) Der Vertrag kommt durch Unterzeichnung einer individuellen Vereinbarung (z. B. Pilot-, Test- oder SaaS-Vertrag) oder durch elektronische Annahme (z. B. über DocuSign) zustande.
(2) Diese AGB werden durch Verweis im Vertrag Bestandteil der Vereinbarung.
(1) SpeaklogIQ erbringt seine Leistungen als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet. Dazu gehören insbesondere:
Betrieb der Server- und Softwareumgebung
Technische Bereitstellung und Erreichbarkeit des Systems
Datensicherheit gemäß Art. 32 DSGVO
Fehlerbehebung, Wartung und Weiterentwicklung
Support im vertraglich vereinbarten Umfang
(2) SpeaklogIQ ist berechtigt, seine Leistungen im Rahmen des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln, anzupassen oder zu verbessern, sofern der vertraglich vereinbarte Zweck hierdurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird.
(3) SpeaklogIQ ist berechtigt, Subdienstleister (z. B. Hosting-, Telefonie- oder Sprachverarbeitungsanbieter) einzusetzen, sofern diese vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden sind.
(4) SpeaklogIQ schuldet keinen bestimmten wirtschaftlichen oder organisatorischen Erfolg. Insbesondere wird keine Garantie für eine bestimmte Anzahl von Anrufen, Terminen, Bearbeitungszeiten oder Entlastungseffekte übernommen.
Der Kunde verpflichtet sich insbesondere:
(1) die im Rahmen des Onboardings abgefragten Informationen vollständig, korrekt und aktuell bereitzustellen;
(2) seine Telefonanlage ordnungsgemäß zu konfigurieren (z. B. Ruf-, Besetzt- oder Zeitüberschreitungsweiterleitungen);
(3) SpeaklogIQ ausschließlich für organisatorische Zwecke einzusetzen;
(4) Patientinnen und Patienten ordnungsgemäß über den Einsatz von SpeaklogIQ zu informieren;
(5) die technischen Mindestanforderungen einzuhalten;
(6) Störungen oder Fehlfunktionen unverzüglich mitzuteilen.
Unterlässt der Kunde erforderliche Mitwirkungshandlungen trotz angemessener Fristsetzung, ist SpeaklogIQ berechtigt, betroffene Leistungen vorübergehend auszusetzen, soweit dies zur Vermeidung von Fehlfunktionen oder Rechtsverstößen erforderlich ist.
(1) Die Vergütung ergibt sich aus der jeweiligen individuellen Leistungsvereinbarung.
(2) Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
(3) Minuten- oder nutzungsabhängige Leistungen werden nach tatsächlicher Inanspruchnahme abgerechnet.
(4) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar.
(5) Der Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Rechnungsdatum in Verzug. Im Verzugsfall ist SpeaklogIQ berechtigt, Verzugszinsen gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu verlangen.
(1) SpeaklogIQ gewährleistet eine durchschnittliche Systemverfügbarkeit von 98 % im Monatsmittel.
(2) Hiervon ausgenommen sind:
geplante Wartungsarbeiten
Störungen bei Drittanbietern (z. B. Telefon- oder Internetanbieter)
Ausfälle aufgrund höherer Gewalt
(3) Eine durchgehende oder unterbrechungsfreie Verfügbarkeit wird nicht geschuldet.
(4) SpeaklogIQ haftet nicht für Ausfälle oder Einschränkungen, die auf Fehlkonfigurationen oder technische Mängel der Systeme des Kunden zurückzuführen sind.
(1) SpeaklogIQ verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO.
(2) Ohne einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag findet keine produktive Verarbeitung personenbezogener Daten statt.
(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind Bestandteil des Vertrags.
(1) SpeaklogIQ haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet SpeaklogIQ nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten; in diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
(3) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden oder Folgeschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
(4) SpeaklogIQ übernimmt keine Haftung für medizinische Entscheidungen, Aussagen oder Behandlungen, die auf Grundlage der durch das System bereitgestellten Informationen erfolgen.
(5) SpeaklogIQ haftet nicht für Inhalte, Daten oder Konfigurationen, die durch den Kunden oder Dritte bereitgestellt werden.
(6) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit bleibt unberührt.
(7) Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung insgesamt auf die im jeweiligen Vertragsjahr vom Kunden gezahlte Vergütung begrenzt.
(1) Laufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus der individuellen Leistungsvereinbarung.
(2) Sofern nicht abweichend vereinbart, verlängert sich der Vertrag automatisch um die ursprüngliche Laufzeit, wenn er nicht spätestens 30 Tage vor Vertragsende gekündigt wird.
(3) Kündigungen bedürfen der Textform.
(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
SpeaklogIQ ist berechtigt, diese AGB aus sachlichen Gründen anzupassen. Der Kunde wird mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten informiert und kann den Änderungen innerhalb dieser Frist widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch, gelten die Änderungen als akzeptiert.
Es gilt ausschließlich deutsches Recht.
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Köln.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Regelung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt.
